Grazie all’acquisizione ottica, riuscire a gestire al meglio ogni genere di documento può diventare un'operazione semplice e veloce. Attraverso il sistema di scansione dei documenti e il meccanismo della lettura ottica, i documenti possono essere gestiti e archiviati senza alcun genere di sforzo, anche quando si ha a che fare con un flusso massiccio di materiale.

La tecnologia di acquisizione ottica messa a punto da varie aziende rappresenta quindi una nuova frontiera della gestione quotidiana dell'ufficio che in questo modo diventa decisamente più snella. Ma vediamo di scendere più nel dettaglio e di scoprire quali sono le peculiarità e gli ambiti di applicazione dell'acquisizione ottica.

Acquisizione ottica: come funziona e a cosa serve

Per comprendere il valore aggiunto dell’acquisizione ottica è sufficiente riflettere in merito al tempo che in media si impiega per gestire una comunissima fattura o un qualsiasi altro genere di documento. L’inserimento, le eventuali modifiche, la verifica, la fase di protocollo e di archiviazione sottraggono tempo prezioso al lavoro.

E se si pensa che questo tempo deve essere moltiplicato per ogni singola fattura o documento, appare chiaro il motivo per il quale l’acquisizione ottica rappresenti la soluzione migliore per ottimizzare i tempi. Un sistema di lettura ottica come quello offerto da Datasis.it è interamente automatico e oltre a digitalizzare ogni tipologia di documento, elabora e aggrega i dati e addirittura è in grado di archiviarli e utilizzarli per l’elaborazione di statistiche.

La tecnologia di acquisizione ottica riesce ad andare incontro ad ogni genere di esigenza dei clienti. Le aziende, infatti, hanno differenti necessità a cui è necessario fornire prodotti su misura. Se, ad esempio, esistono aziende che considerano la lettura ottica una vera e propria necessità quotidiana, ve ne sono altre che hanno necessità di questa particolare tecnologia solo per specifiche occasioni. In questo secondo caso, le aziende che si occupano di acquisizione ottica offrono molti pacchetti "chiavi in mano" che consentono al cliente di fornire tutti i documenti direttamente al team di lavoro che si occuperà di processarli, elaborarli e archiviarli. Come è facile intuire, ciò eviterà di dover procedere con l’acquisto dello scanner e con l’installazione del software.

Perché scegliere i sistemi di acquisizione ottica

I sistemi di acquisizione ottica risultano essere particolarmente utili ad esempio alle banche nella fase di controllo sul cosiddetto anatocismo bancario dei conti correnti. Grazie ad essi, si ha la possibilità di fornire i dati necessari per effettuare il controllo agli studi specializzati direttamente in formato digitale, senza alcun genere di fatica. Così facendo, gli addetti ai lavori avranno la possibilità di procedere direttamente con l’elaborazione. Il tutto nella massima riservatezza e con estrema efficienza.

Altro servizio particolarmente utile è quello di analisi e anonimizzazione di ogni genere di questionario di soddisfazione. Il servizio di lettura ottica offre la possibilità di elaborare tutti i dati in maniera veloce e semplice. Stessa cosa vale per il processing delle modulistiche relative alle carte fedeltà. La tecnologia di acquisizione ottica garantisce la realizzazione di una banca dati dei clienti organizzata, facile da consultare e sempre aggiornata.

Quelli elencati sono solo alcuni dei servizi che di cui si ha la possibilità di fruire optando per l'utilizzo di strumenti di acquisizione ottica come quelli messi a disposizione da tutte le aziende che operano in questo settore. Tutti coloro che intendono affidarsi a questa particolare tecnologia per rendere il proprio lavoro più veloce e per evitare di dover perdere tempo nell’acquisizione, archiviazione e elaborazione di dati non dovranno fare altro che interrogarsi in merito alle specifiche esigenze e individuare la soluzione che fa al caso loro.

Il consiglio è comunque quello di rivolgersi ad esperti del settore sempre a disposizione di ogni cliente per consulenze e servizi personalizzati in modo tale da individuare il prodotto migliore attraverso il quale rendere il lavoro quotidiano di analisi, acquisizione, elaborazione e archiviazione di documenti di ogni attività più semplice, leggero, rapido e facilmente gestibile.