Nonostante le ultime tendenze quanto a conservazione dei documenti, vadano sempre più spesso verso il digitale, molte aziende preferiscono ancora ricorrere al vecchio e buon metodo per l’archiviazione, ossia quello cartaceo.
Questo vale soprattutto per le piccole imprese PMI di solito a conduzione familiare, dove la certezza del documento in formato cartaceo è ben più tangibile rispetto a quella digitale.
Molte aziende sottovalutano il grande salto di qualità che la documentazione digitale apporterebbe al suo interno sia a livello organizzativo che di gestione, senza considerare poi che, tra le copie cartacee una copia su cinque generalmente viene persa.
Da una recente indagine effettuata dall’AIIM Europe, è emerso che il 79% delle aziende utilizza copie cartacee sia per la circolazione all’interno degli uffici che per l’archiviazione, e questo indipendentemente dal fatto che si tratti di documenti importanti come certificazioni o copie interne a uso esclusivamente aziendale.
Nonostante il ritardo, molte aziende hanno già sviluppato un business nel campo della digitalizzazione e la conservazione dei documenti, ossia il Managed Document System (MDS) che offre dei servizi di supporto. Per quanto riguarda l’organizzazione e lo smistamento di tutta la documentazione e, inutile specificarlo, ottimizzerebbe le tempistiche dei lavoratori che non dovrebbero più utilizzare stampanti o fotocopiatrici; si ridurrebbe inoltre e notevolmente lo spreco di carta.
Usufruendo di un sistema digitalizzato è possibile archiviare con sicurezza tutta la documentazione aziendale ‘sensibile’, o quella strettamente confidenziale come i dati inerenti ai dipendenti, i contratti, il bilancio aziendale ecc.
Tuttavia, le imprese che fanno largo uso di copie cartacee, hanno fatto sì che si sviluppasse un business incentrato su servizi di noleggio stampanti o fotocopiatrici, offrendo pacchetti anche personalizzati.
L’offerta proposta da queste aziende include non solo il noleggio bensì anche la manutenzione degli apparecchi e l’eventuale assistenza, perché bisogna sapere che, oltre al costo iniziale che è molto elevato, questi macchinari necessitano di un tipo di manutenzione costante.
Di seguito due link utili:
